Ukryte koszty w rozliczeniach z pralnią – jak RFID eliminuje błędy i oszczędza budżet hotelu?

Czy wiesz, ile naprawdę kosztuje Twoja pościel?

Zarządzanie tekstyliami hotelowymi to nie tylko dbałość o jakość i komfort gości, ale także znaczący element budżetu operacyjnego. Codzienne pranie tysięcy sztuk pościeli, ręczników i szlafroków to stały, powtarzalny koszt – ale czy masz pełną kontrolę nad tym, ile realnie wydajesz na jego obsługę?

Spis treści artykułu

Wielu hotelarzy przyjmuje rozliczenia pralni na podstawie ogólnych raportów i deklarowanych ilości. Ale co, jeśli rzeczywiste liczby się nie zgadzają? Czy masz pewność, że każda sztuka bielizny hotelowej wysłana do pralni wraca na miejsce? Czy wiesz, jakie tekstylia rzeczywiście wymagają wymiany, a które mogłyby jeszcze posłużyć?

Brak precyzyjnej kontroli nad tym procesem oznacza, że w budżecie mogą pojawiać się ukryte koszty, wynikające z utraconych, uszkodzonych czy nieprawidłowo rozliczonych sztuk bielizny hotelowej.

Skąd biorą się ukryte koszty w rozliczeniach z pralnią?

W tradycyjnym modelu współpracy z pralnią hotel wysyła brudną bieliznę, odbiera czystą i na podstawie deklarowanych ilości płaci fakturę. Brzmi prosto, ale tu właśnie kryje się problem – polegamy na szacunkach i ręcznych zapisach, które mogą zawierać błędy lub przeoczenia.

Najczęściej powtarzające się źródła ukrytych kosztów to:

Zagubione tekstylia

Pościel i ręczniki mogą zniknąć na różnych etapach: podczas transportu, w samej pralni lub w procesie zwrotu do hotelu. Bez rzetelnej ewidencji trudno określić, ile faktycznie sztuk utracono.

Nieprawidłowe rozliczenia

Jeśli faktura bazuje na deklarowanych liczbach, a nie realnych danych, hotel płaci za tekstylia, które mogły nigdy nie trafić do pralni lub nie wróciły do obiektu.

Przedwczesna wymiana pościeli

Bez indywidualnego śledzenia poszczególnych sztuk trudno określić, czy rzeczywiście dana partia tekstyliów wymaga wymiany, czy może mogłaby jeszcze posłużyć przez kilka kolejnych cykli prania.

W skali miesiąca mogą to być setki sztuk bielizny hotelowej, które generują dodatkowe wydatki – a tych strat często nie widać na pierwszy rzut oka.

Jak RFID zmienia sposób kontrolowania rozliczeń z pralnią?

System RFID wprowadza precyzyjną identyfikację każdej sztuki tekstyliów hotelowych, eliminując ryzyko błędów w rozliczeniach. Zamiast bazować na deklaracjach, otrzymujesz realne dane o rzeczywistej liczbie sztuk wysyłanych do pralni i zwracanych do hotelu.

Jak to działa?

Każda poszewka, prześcieradło czy ręcznik zostaje wyposażony w wgrzany tag RFID, który umożliwia ich automatyczne śledzenie na każdym etapie procesu prania. Gdy bielizna opuszcza hotel, tagi są skanowane i rejestrowane w systemie, tak samo po jej powrocie z pralni. System automatycznie porównuje dane i sygnalizuje, jeśli cokolwiek się nie zgadza – jeśli np. zwrócono mniej sztuk niż wysłano lub jeśli w obiegu pojawia się bielizna z innego obiektu.

Dzięki temu masz możliwość natychmiastowego wychwycenia ewentualnych strat i bieżącego monitorowania stanu bielizny, co eliminuje ryzyko błędów w rozliczeniach i ułatwia zarządzanie zapasami.

Jak wygląda obieg bielizny hotelowej z wdrożonym systemem RFID?

Oznaczenie tekstyliów

Każda sztuka bielizny hotelowej otrzymuje niewidoczny dla gościa, ale trwały i odporny na pranie tag RFID, który pozwala na jej jednoznaczną identyfikację.

Automatyczna rejestracja w systemie

W momencie, gdy tekstylia trafiają do pralni, system zapisuje ich liczbę i identyfikatory

Śledzenie w procesie prania

Pralnia może monitorować każdą sztukę, eliminując ryzyko zagubienia tekstyliów i ograniczając błędy w sortowaniu.

Zwrot do hotelu

Po zakończeniu procesu czysta bielizna jest skanowana przed dostarczeniem do hotelu. System automatycznie porównuje, ile sztuk wyszło i ile wróciło – jeśli pojawia się różnica, hotel otrzymuje natychmiastowe powiadomienie.

Dzięki temu hotel ma pełną kontrolę, czy wszystkie tekstylia rzeczywiście wracają na miejsce oraz czy realna liczba sztuk zgadza się z tym, co widnieje na fakturze.

Kluczowe korzyści wdrożenia RFID w rozliczeniach z pralnią

Pełna kontrola nad ilością tekstyliów w obiegu

System RFID na bieżąco monitoruje, ile bielizny wychodzi do pralni i ile wraca, co eliminuje ryzyko zagubienia sztuk.

Niższe koszty operacyjne

Hotel płaci tylko za rzeczywiste usługi pralnicze, a nie za szacunkowe ilości.

Mniejsza potrzeba uzupełniania zapasów

Zamiast cyklicznych, nadmiernych zamówień nowych tekstyliów, system pozwala na dokładne określenie, które sztuki rzeczywiście wymagają wymiany.

Zwiększona trwałość bielizny

Monitorowanie każdej sztuki pozwala ocenić jej rzeczywistą liczbę cykli prania i skuteczniej zarządzać wymianą tekstyliów.

Łatwe generowanie raportów

Hotele mogą dowolnie ustalać zakres i format danych, które chcą analizować, np. zestawienia ilościowe, historię użytkowania czy raporty na potrzeby audytów operacyjnych.

Jak wygląda to w systemie?

W praktyce obsługa systemu RFID jest intuicyjna i dostosowana do codziennej pracy hotelu. Jeśli masz ochotę zobaczyć, jak wygląda bramka hotelowa i jej montaż, a także jak przebiega szkolenie zespołu, wpadnij na nasze social media i obejrzyj materiał z najnowszej współpracy, który otwiera cykl treści poświęconych wdrożeniom RFID w hotelach.

Wszystkie dane o tekstyliach są widoczne w przejrzystym panelu, dostępnym online – zarówno w wersji komputerowej, jak i mobilnej. Hotel ma wgląd w bieżącą liczbę tekstyliów w obiegu, raporty wysyłek i zwrotów oraz możliwość generowania pełnej dokumentacji rozliczeniowej z pralnią.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak ten system działa na żywo, skontaktuj się z nami – chętnie opowiemy więcej o możliwościach RFID w hotelach i pokażemy, jak może usprawnić zarządzanie tekstyliami w Twoim obiekcie.

Nie trać czasu i pieniędzy na nieskuteczne rozwiązania!

Sprawdź nas i dowiedz się, jak nasze technologie mogą zrewolucjonizować Twoje zarządzanie zasobami. Kliknij teraz i odkryj przewagę, która działa w każdych warunkach!

Sprawdź nas

Najczęściej zadawane pytania o RFID w rozliczeniach z pralnią hotelową

Każdy hotel dąży do optymalizacji kosztów operacyjnych, a zarządzanie tekstyliami to ważny, choć często pomijany element budżetu. Choć nie jest kluczowym wydatkiem w skali całego obiektu, błędy w rozliczeniach z pralnią czy niekontrolowana rotacja tekstyliów mogą generować znaczne straty, które z czasem zaczynają wpływać na rentowność hotelu. Wdrożenie systemu RFID w kontrolowaniu bielizny hotelowej i rozliczeniach z pralnią to krok w stronę pełnej kontroli nad wydatkami. Jednak zanim zdecydujesz się na ten system, możesz mieć pytania dotyczące jego działania, kosztów i realnych korzyści.

Poniżej odpowiadamy na najczęstsze wątpliwości, które pojawiają się wśród hotelarzy rozważających wdrożenie RFID w swojej placówce.

Nie. Pralnia nie ma dostępu do systemu hotelowego. Każda sztuka bielizny hotelowej ma swój unikalny tag RFID, dzięki czemu system automatycznie rejestruje liczbę sztuk wchodzących i wychodzących z hotelu. Dane trafiają do panelu hotelu i to hotel decyduje, w jakim zakresie chce przekazywać informacje pralni – np. w formie raportów ilościowych.

System RFID eliminuje błędy wynikające z ręcznego liczenia tekstyliów. Hotel może śledzić dokładnie, ile sztuk pościeli i ręczników zostało wysłanych do prania i ile wróciło, co oznacza, że płacisz za faktycznie wykonane usługi, a nie tylko za deklaracje.

Nie, tagi RFID są niewidoczne i niewyczuwalne dla gości. Najczęściej są wgrzewane w szew pościeli, wszywane w niewidoczne miejsca ręczników lub umieszczane tak, aby nie wpływały na komfort użytkowania. Są elastyczne, odporne na wielokrotne pranie i nie zmieniają właściwości tekstyliów, dzięki czemu pozostają niezauważalne podczas codziennego użytkowania.

Wdrożenie systemu nie wymaga dużych zmian w organizacji pracy hotelu. Każda sztuka tekstyliów zostaje oznaczona tagiem RFID, a przy wyjściu bielizny do pralni instaluje się bramkę RFID lub używa mobilnych czytników do rejestracji sztuk. Samo wdrożenie może trwać od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od wielkości obiektu i liczby tekstyliów wymagających oznakowania.

Nie. RFID działa w pełni automatycznie – bramki RFID lub mobilne czytniki rejestrują liczbę sztuk bez konieczności ręcznego skanowania każdej pościeli czy ręcznika. Hotel może generować raporty na żądanie, ale bieżące monitorowanie stanu tekstyliów odbywa się bez angażowania dodatkowego personelu.

Dzięki RFID system natychmiast wykryje różnicę między liczbą wysłanych a zwróconych sztuk. Hotel może błyskawicznie zgłosić brakującą bieliznę i łatwiej uzyskać wyjaśnienia lub rekompensatę od pralni.

Tak. Tagi RFID są specjalnie zaprojektowane do intensywnego użytkowania w przemyśle pralniczym. Są odporne na wielokrotne pranie, prasowanie i działanie detergentów, zachowując pełną funkcjonalność przez cały cykl życia tekstyliów.

System RFID pozwala na tworzenie szczegółowych raportów dotyczących obiegu tekstyliów, w tym:

Ilości sztuk wysyłanych do pralni i zwracanych do hotelu,
Czasu obiegu tekstyliów,
Historii użytkowania pościeli i ręczników,
Raportów strat i braków,
Analiz zużycia bielizny hotelowej.

Dzięki temu hotel może dokładnie analizować koszty prania, rotację tekstyliów i identyfikować obszary wymagające optymalizacji.

Nie jest to konieczne, ale jeśli hotel prowadzi ewidencję tekstyliów w systemie zarządzania (PMS lub ERP), istnieje możliwość integracji RFID w celu automatycznej aktualizacji stanów bielizny. W praktyce oznacza to jeszcze większą automatyzację i płynniejszą pracę całego obiektu.

Koszt wdrożenia zależy od wielkości obiektu, liczby tekstyliów do oznaczenia oraz zakresu wdrożenia (stacjonarne bramki RFID czy mobilne czytniki). Jednak hotele, które wdrożyły RFID, zauważają znaczne oszczędności już w pierwszych miesiącach, eliminując błędy w rozliczeniach z pralnią i zmniejszając niekontrolowane straty tekstyliów.

Czy RFID pomoże Ci odzyskać pełną kontrolę nad obiegiem tekstyliów?

Ile razy zdarzyło Ci się zauważyć, że rzeczywista liczba poszewek lub ręczników nie zgadza się z danymi wystawionymi na fakturze? Czy masz pewność, że Twoje tekstylia faktycznie wracają do hotelu, a nie znikają podczas transportu lub w pralni?

System RFID pozwala rozwiać te wątpliwości i wprowadza pełną transparentność w rozliczeniach, eliminując straty, lepiej zarządzając zapasami i zapobiegając nadmiernym wydatkom. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o sposobie działania systemu oraz zobaczyć, jak wygląda wdrożenie RFID w hotelu, skontaktuj się z nami – chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem i pokażemy Ci system w praktyce.

Podsumowanie – ile Twój hotel traci na błędach w rozliczeniach z pralnią?

Każdy hotel dba o jakość obsługi i komfort gości, ale czy równie precyzyjnie kontroluje swoje wydatki na tekstylia? Każdego miesiąca możesz tracić tysiące złotych na zagubionych, błędnie policzonych lub przedwcześnie wymienionych tekstyliach, nie mając tego świadomości.

RFID pozwala mieć nad tym pełną kontrolę – automatycznie, bez angażowania personelu i bez ryzyka błędów w rozliczeniach.

Czy Twój hotel może sobie pozwolić na dalsze przeszacowania w budżecie pralni? Sprawdź, jak RFID może obniżyć Twoje koszty – skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej.